Skuteczny onboarding
A gdyby tak nowi pracownicy szybciej osiągali samodzielność i efektywność…
Dobre programy onboardingowe – dlaczego to takie ważne?
Programy onboardingowe to programy “wprowadzania na pokład” nowych pracowników oraz wdrożenia pracowników na nowe stanowisko w organizacji. Mają charakter ustrukturyzowanego wdrożenia pracownika do realizacji powierzonych obowiązków.
Dobrze przygotowany i wdrożony onboarding niesie za sobą wiele korzyści. Przede wszystkim dostarcza narzędzi do tego, aby pracownik jak najszybciej osiągnął wysoki poziom efektywności i samodzielności w realizacji zadań. Pracownik, który od początku może liczyć na wsparcie i otrzymuje informację zwrotną, bardziej identyfikuje się z firmą i buduje dobre relacje w zespole, ma większą motywację do pracy, bardziej angażuje się w nią i jest z niej zadowolony, ma dobrą opinię o firmie, którą chętnie się dzieli z innymi i jest lojalny – nie myśli o odejściu. Firma nie ponosi więc kosztów rotacji. Z drugiej strony program onbordingowy jest doskonałą okazją do dzielenia się widzą przez doświadczonych pracowników, którzy pełnią tu funkcję mentorów, opiekunów. Dzięki nim przepływ wiedzy i dobrych praktyk w organizacji jest w pełni zaplanowany i nowy pracownik uczy się tego, co z punktu widzenia pracodawcy jest kluczowe.
Z badań wynika, iż wielu pracowników decyduje się na rozstanie z pracodawcami w pierwszych czterech miesiącach współpracy. Często wiąże się to właśnie z tym, że zawiódł proces onboardingu lub nie było go w ogóle. Wtedy pracownicy zagubieni w natłoku obowiązków, nie rozumieją procesów i działań przełożonych i współpracowników, nie radzą sobie ze stresem, czego efektem staje się rezygnacja z pracy. Dlatego warto zastanowić się nad wdrożeniem programów onboardingowych w firmie.
Z czego powinien się składać skuteczny program onboardingowy?
Każdy z nas na pewno pamięta swój pierwszy dzień w (nowej) pracy. Zastanawialiśmy się, jak zostaniemy przyjęci do zespołu, czy ktoś wesprze nas w poznaniu firmy, panujących zasad, czy pomoże we wdrożeniu w obowiązki, jak będzie wyglądało nasze stanowisko pracy (jeśli nie mieliśmy okazji go zobaczyć podczas udziału w procesie rekrutacji), czasem zastanawialiśmy się też, czy decydując się na zmianę, podjęliśmy faktycznie dobrą decyzję. Jesteśmy z jednej strony pełni entuzjazmu, lecz z drugiej strony nie wiemy do końca, co nas czeka, więc zmiana pracy lub podjęcie pierwszej pracy są dla nas stresujące.
Zatrudnienie nowego pracownika w firmie, to zmiana nie tylko dla niego, ale także dla członków zespołu, do którego dołączył oraz dla całej firmy. Pracownicy przyzwyczajeni do współpracy z innym pracownikiem, rozpoczynają współpracę z nowym i wszyscy od początku zaczynają budować relacje i rozpoczynają wypracowanie najlepszej drogi komunikacji i kooperacji.
Pierwsze dni i tygodnie pracy nowego pracownika w organizacji mogą wpłynąć na jego zaangażowanie oraz przyszłą wydajność, dlatego niezwykle ważne jest przygotowania programu onboardingu. Dzięki przekazaniu pracownikowi zarówno ogólnych, jak i szczegółowych informacji o pracy i regułach funkcjonowania firmy, unikniemy niepotrzebnych błędów – wynikających np. z jednej strony z niedoinformowania, z drugiej z nawyków przeniesionych z poprzednich miejsc pracy.
Początek pracy w nowym miejscu jest okresem obfitującym w szkolenia, instruktarze, mentoringi i coachingi. Aby był efektywny, całość powinna być starannie zaplanowana i przeprowadzona w taki sposób, aby w możliwie szybkim czasie pozwolić nowo zatrudnionej osobie uzyskać wysoki poziom efektywności. Dobrze, aby nowy pracownik od początku miał wyznaczonego opiekuna, który wprowadzi go w klimat firmy.
Program onboardingowy, aby spełniać swoje funkcje powinien zawierać informacje o najważniejszych obszarach do rozwoju nowego pracownika (lub pracownika, który objął nowe stanowisko w organizacji), powinien być więc spersonalizowany. Pierwszym etapem onboardingu powinna być adaptacja ogólnofirmowa i organizacyjna, w skład której wchodzą: prezentacja, film o firmie, jej wartościach, zapoznanie się z ważnymi dokumentami np.: zasadami, procedurami, regulaminami pracy, dokumentami kadrowymi, zasadami bezpieczeństwa, systemami zarządzania jakością, poznanie celów strategicznych i priorytetów firmy, struktury organizacyjnej, poznanie oczekiwań pracodawcy i przełożonego, dokładnego zakresu zadań, odpowiedzialności i uprawnień na stanowisku pracy, a także poznanie możliwości rozwoju i ścieżek kariery w firmie, form oceny kompetencji i realizacji celów pracowników, metod i form nabywania i rozwoju kompetencji.
Drugim obszarem onboardingu jest adaptacja do zespołu (społeczna). Jest to nic innego, jak poznanie przez pracownika atmosfery miejsca pracy, przystosowanie się do niej i przyjęcie norm zachowania, które pomagają budować poczucie przynależności do zespołu. Bardzo ważne jest zapoznanie się z kolegami z działu i najbliższymi współpracownikami, ale także zapoznanie z obszarami pracy innych działów, kulturą organizacyjną, zasadami współpracy, także tymi nieformalnymi. W ramach adaptacji społecznej nowy pracownik dowiaduje się u kogo szukać pomocy w danym obszarze, uczy się komunikacji ze współpracownikami, przełożonym lub podwładnymi, buduje formalne i nieformalne relacje z kolegami.
Kolejnym bardzo ważnym obszarem onbordingu jest adaptacja techniczna, który dotyczy poznania zasad i metod obsługi maszyn i urządzeń lub używanych technologii, oprogramowania. Nie jest możliwe efektywne realizowanie zadań na stanowisku, bez wcześniejszego poznania narzędzi pracy wykorzystywanych do realizacji zadań. Nawet w teoretycznie nieskomplikowanej pracy biurowej należy wesprzeć pracownika w opanowaniu obsługi podstawowych sprzętów biurowych jak np. drukarka, skaner, konkretne oprogramowanie, których pracownik wcześniej nie wykorzystywał w pracy lub wykorzystywał inne.
Jednym z najtrudniejszych, a zarazem najważniejszym elementem adaptacji jest adaptacja specjalistyczna (profesjonalna). Dostosowanie się nowego pracownika do szczegółów zadań i odpowiedzialności, do szczegółów procesów i warunków pracy skutkuje nabyciem profesjonalnych cech i pozytywnym nastawieniem do pracy. Proces adaptacji specjalistycznej jest bardziej efektywny, gdy nowy pracownik wdraża się w nowe obowiązki pod okiem wspomnianego już Mentora/Opiekuna, który wspiera go w realizacji zadań. Ważne jest przekazywanie wiedzy od ogółu do szczegółu i zwiększanie stopnia trudności zadań. Aby ograniczyć ryzyko nabrania złych nawyków lub błędnego zrozumienia przez pracownika zakresu jego obowiązków, sposobów i metod realizacji zadań Opiekun/Mentor/Manager powinien w miarę możliwości jak najczęściej z nim rozmawiać, sprawdzać jego poziom zaangażowania i dawać mu informację zwrotną.
W przypadku pracy w zupełnie nowych dla pracownika warunkach np. pracy w systemie zmianowym, w hałasie, w nadgodzinach itd., w pracy związanej z wyjazdami służbowymi, powinniśmy pamiętać także o adaptacji psychofizycznej, która polega na dostosowaniu pracownika do systemu pracy, odpoczynku. Brak wsparcia pracownika w przystosowaniu do nieznanych mu dotąd warunków pracy może czasem być kluczowym czynnikiem decydującym o rozstaniu się pracownika z firmą.
Podstawowe znaczenie dla powodzenia procesu onboardingu zarówno w kontekście zadań na stanowisku jak i współpracy z innymi i funkcjonowania w zespole ma codzienna, indywidualna praca Opiekuna/Mentora/Managera z nowym pracownikiem. Manager/Opiekun powinien zaplanować czas, który poświęci tylko na wsparcie nowego pracownika, wprowadzanie go w zakres zadań, analizę postępów. Ważne jest, aby maksymalnie wykorzystywać ten czas i z pełnym zaangażowaniem poświęcić się wsparciu bez jednoczesnego wykonywania swoich codziennych obowiązków. Należy też skoncentrować się na indywidualnych problemach zatrudnionego, jego ewentualnych brakach kompetencyjnych, okazywać prawdziwe zainteresowanie, dawać możliwości wspólnego przedyskutowania problemów i bieżącego monitoringu planu działania i ewentualnego korygowania go.
W procesie onbordingu powinniśmy też zbierać opinie dotyczące realizacji tegoż procesu, relacji w zespole, ze współpracownikami, kierownikami innych komórek organizacyjnych. Jako szefowie lub opiekunowie powinniśmy też prosić o informację zwrotną, czy dobrze wprowadzamy nową osobę, czy rozumiemy wzajemnie swoje role. Możemy więc przeprowadzić ankietę – opinię wdrożenia, zawierającą np. poniższe pytania do pracownika:
Jak ocenia przepływ informacji?
Czy Jego zdaniem formy i metody komunikacji i przekazywania wiedzy ułatwiają czy utrudniają pracę?
Jaką rolę odegrał przełożony/opiekun w procesie onboardingu?
Czy Pracownik ma poczucie, że jest faktycznie wspierany?
Czy uważa, że stwarzane są odpowiednie warunki do współpracy?
Jakie Jego pomysły czy rozwiązania wykorzystano w pracy działu?
Jakie sytuacje i elementy procesu wdrożenia najbardziej przypadły mu do gustu?
Ps. Jak możemy rozpocząć program onbordingowy z efektem wow?
Możemy np. przygotować dla nowego pracownika tzw. welcome pack, który zawiera informator o firmie, ciekawy i użyteczny gift np. gadżety firmowe (fajny kubek z logo firmy), książkę branżową, czasopismo branżowe, spersonalizowane materiały biurowe, koszulki itd.
