Opisy stanowisk pracy

Opisy stanowisk pracy jako narzędzie wspierające zarządzanie zasobami ludzkimi

A gdyby tak wszystkie organizacje posiadały skuteczne narzędzia usprawniające procesy zarządzania zasobami ludzkimi…

Opisy stanowisk pracy to podstawowe narzędzie usprawniające zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji. Są wykorzystywane w codziennej pracy działów personalnych i kierowników, liderów działów/obszarów w trzech podstawowych obszarach zarządzania: organizacji pracy, zarządzania zasobami ludzkimi oraz kierowania ludźmi.Stanowią one źródło wiedzy o strukturze organizacyjnej i powiązaniach między stanowiskami, są zbiorem informacji o celu stanowiska pracy, procesach pracy, zakresie obowiązków i odpowiedzialności, wymaganiach i kompetencjach niezbędnych do efektywnej realizacji zadań, zawierają informacje o warunkach pracy i czynnikach szkodliwych, są również istotnym narzędziem komunikacji pracodawca-pracownik, szczególnie w procesie zarządzania wynikami pracy.

Proces tworzenia opisów stanowisk pracy można przygotować w różnej postaci, w różnym zakresie i różnej wielkości. Można go przeprowadzić na 4 różne sposoby, z 4 różnych perspektyw, a każda z nich ma inny cel. Mają jednak wspólne cechy: odnoszą się do konkretnego stanowiska i mają ułatwić zarządzanie w organizacji.

Pierwsza perspektywa i pierwszy cel, to ustalenie, czym faktycznie zajmują się pracownicy zatrudnieni na danym stanowisku, jak wygląda ich rzeczywiste funkcjonowanie na danym stanowisko czy w danej roli organizacyjnej. Drugą perspektywą jest analiza, jak inni pracownicy, inni członkowie zespołów postrzegają pracę, którą wykonuje osoba zajmująca określone stanowisko. Mamy tu do czynienia z bardziej subiektywną oceną danego stanowiska. Trzecia perspektywa, to weryfikacja przekonań innych współpracowników i managerów/bezpośrednich przełożonych na temat tego, czym pracownicy zatrudnieni na danym stanowisku powinni się zajmować. Czwartą perspektywą jest zbadanie przekonań innych pracowników i bezpośrednich przełożonych w kwestii działań realizowanych obecnie oraz przygotowań do realizacji nowych zadań w przyszłości przez pracowników zatrudnionych na konkretnym stanowisku, na wypadek, gdyby warunki i procesy w firmie uległy zmianie. W tej perspektywie analizy stanowiska kładziemy główny nacisk na planowanie możliwych zmian.

Dobrze przygotowane opisy stanowisk pracy dają firmie i pracownikom wiele korzyści. Dzięki nim mamy przede wszystkim jasno określone obowiązki i odpowiedzialność pracowników, znamy minimalne wymagania, jakie musi spełniać pracownik i/lub kandydat na dane stanowisko, usprawnia nam to więc m.in. proces rekrutacji, a następnie onboardingu, jest punktem wyjścia do projektowania procesu oceny pracowników oraz ich samooceny, wspiera proces zarządzania wynikami pracy i planowanie ścieżek rozwoju, planowania sukcesji, możemy wykorzystać je przy wartościowaniu stanowisk prac, a wszystko to pozwala na opracowanie poprawnego i efektywnego systemu wynagrodzeń. Opisy dają też pracownikom możliwość pełniejszego zrozumienia znaczenia własnego wkładu pracy do generalnych zadań przedsiębiorstwa, dając zwiększoną szansę samorealizacji. Profesjonalnie przygotowane i wykorzystywane opisy stanowisk wspierają też proces optymalizacji obsadzenia stanowisk w organizacji, ponieważ może się okazać, że np. niektóre zadania są niepotrzebnie powielane przez pracowników zatrudnionych w różnych działach i/lub na różnych stanowiskach, opisy pozwalają więc unikać sprzeczności i podwójnej pracy dzięki dokładnemu, usystematyzowanemu podziałowi zadań.

Elementy opis stanowiska pracy

Pierwszym elementem opisu stanowiska pracy są informacje organizacyjne określające: nazwę stanowiska, miejsce stanowiska w strukturze firmy, działu, informacje o podległości służbowej oraz/lub obszarze nadzoru, o zastępstwach. Kolejny element, to cel i misja stanowiska, które dają jednoznaczną odpowiedź na pytanie, po co stanowisko istnieje, jaką wartość dodaną daje danej organizacji.

Następny element opisu stanowiska, to informacje o kluczowych kompetencjach pracownika (lub kandydata biorącego udział w procesie rekrutacji), czyli o najważniejszych dla danego stanowiska umiejętnościach, zachowaniach oraz wiedzy. Istotne są tu zarówno kompetencje tzw twarde, formalne, w tym: poziom i kierunek wykształcenia, uprawnienie formalne, kompetencje specjalistyczne np. branżowe, doświadczenie zawodowe na podobnym stanowisku (opcjonalnie na podległym stanowisku), poziom znajomości języków obcych, poziom znajomości obsługi maszyn i urządzeń, znajomość obsługi komputera (w tym konkretnych programów). Ważne są także wymagania dot. posiadanych kompetencji miękkich, które pomagają pracownikowi z powodzeniem realizować zadania na stanowisku lub wspierają pracownika w osiąganiu wybitnych wyników. Oba obszary kompetencji (twarde/formalne i miękkie) mogą być rozpatrywane zarówno jako kompetencje wymagane, bez których efektywna praca na stanowisku nie jest możliwa, jak i jako kompetencje pożądane, które ułatwią pracę, lecz posiadanie ich nie jest niezbędne do pracy na danym stanowisku lub są to kompetencje, które w krótkim czasie można nabyć.

Kolejny element opisu, który jest elementem najważniejszym, to zakres zadań, odpowiedzialności i uprawnień na stanowisku. Dają one najwięcej informacji na temat stanowiska, charakteru zadań i dają szczegółową odpowiedź na pytanie, czym dany pracownik zajmuje się na co dzień i/lub czym będzie się zajmował. Zakres zadań na stanowisku można podzielić na: zadania ogólne (wspólne dla całego obszaru/działu, które wykonują wszyscy pracownicy działu lub, w ramach których stosunkowo łatwo w razie chwilowej potrzeby można się zastępować i wspierać) oraz zadania specjalistyczne (specyficzne dla danego stanowiska lub grupy stanowisk), w tym obszarze mówimy o zadaniach bardziej szczegółowych, unikalnych w obszarze lub dziale. Im niższy poziom w hierarchii stanowisk, tym zadania powinny być opisane bardziej szczegółowo.

W opisach stanowisk warto też zawrzeć informacje o odpowiedzialności, uprawnieniach i decyzyjności (szczególnie na stanowiskach kierowniczych), które dają jednoznaczną informację o oczekiwaniach, randze stanowiska i dają pracownikom poczucie sprawczości.

Niezależnie od celu czy perspektywy, w ramach, której tworzone są opisy stanowisk pracy warto dołączyć do nich informacje o miernikach efektywności i oczekiwanych rezultatach lub usługach, które pracownicy wytwarzają lub oferują innym (klientom, współpracownikom, dostawcom).

Należy też pamiętać, że  opisy stanowisk muszą być tworzone indywidualnie – zgodnie z wymogami danego przedsiębiorstwa oraz aktualizowane w miarę potrzeb i zmian zachodzących w firmie.

Opisy stanowisk pracy w pigułce

Dobry opis stanowiska powinien udzielać odpowiedzi na następujące pytania:

• Jakie jest usytuowanie stanowiska w strukturze organizacyjnej i jakie są jego powiązania hierarchiczne (stanowiska nadrzędne, stanowiska podrzędne)?
• Jaki jest cel istnienia stanowiska, oczekiwane rezultaty i wskaźniki efektywności?
• Jaki jest zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności?
• Jakie są warunki pracy?
• Jakie są wymagania kwalifikacyjne/kompetencyjne dla danego stanowiska?